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¿Te ha pasado que acaba el día y tienes la sensación de no haber hecho nada de lo que tenías programado y te has pasado todo el rato apagando incendios o como coloquialmente se dice “solucionando marrones”?

¿Te ha pasado que acaba el día y no has podido hacer lo que era importante porque has dedicado todo el tiempo a lo que era urgente?

Hay una explicación, se llama “Teoría de la variación”.

Pero no te preocupes, no hay que ser ningún experto en estadística para comprenderla y ponerla en la práctica, yo mismo he sido capaz. Voy a tratar de explicártelo de forma sencilla.

¿Qué es eso de la variación?

Analiza un poco lo que haces al cabo del día, la gran mayoría son trabajos repetitivos y sin embargo nunca los haces igual, siempre hay unas pequeñas variaciones.

Y es precisamente aquí donde radica el problema, ¿por qué?, porque existen dos tipos de causas de variación, las comunes y las especiales, y la forma de actuar en cada caso es completamente diferente y con resultados desastrosos si se confunden.

¿En qué se diferencian estos dos tipos de causas?

La causas especiales son aquellas que se producen por causas externas al sistema de trabajo, son un acontecimiento especial y no repetitivo. Son identificables por la misma persona que realiza el trabajo y lo más importante es que él mismo puede eliminarlas. Representas aproximadamente el 10% de las causas de variación.

La causas comunes son las causas propias del sistema de trabajo, son fallos del sistema y no se pueden eliminar a no ser que se mejore el sistema. El trabajador no puede hacer absolutamente nada por eliminarlas. Un ejemplo, una máquina que se estropea por no tener un correcto mantenimiento. Representan aproximadamente el 90% de las causas de variación.

¿Y por qué me paso el día apagando incendios?

Porque tratas todas las causas de variación como si fuesen causas especiales, intentando solucionar los problemas como si fuesen hechos puntuales aislados y en realidad son causas comunes.

Lo único que consigues es aumentar la variación y empeorar el sistema, con lo que en muy poco tiempo no serás capaz de apagar todos los incendios que se te van a venir encima.

Y algo realmente preocupante, cada vez que esto ocurre añades costes al flujo de trabajo, en vez de concentrarte en la demanda valor, te absorbe la demanda fallo y esto crea frustración personal y pérdidas económicas.

¿Qué puedo hacer?

Lo primero es identificar las causas especiales y las causas comunes mediante el Control Estadístico de Procesos.

Después has de eliminar las causas especiales, es decir, convertir el proceso en un sistema estable.

Y por último trabajar para mejorar el sistema de forma que se reduzcan las causas comunes.

Dos consideraciones para acabar, por una parte has de tener en cuenta que un proceso estable no significa que no comenta errores, significa que sabemos como va a actuar y somos capaces de predecir su comportamiento, lo cual nos va a permitir mejorarlo.

Y por otra parte, el Control Estadístico de Procesos te indica que algo falla y te “habla” de como ha respondido ante tus acciones de mejora, pero no te va a decir qué es lo que falla, eso has de investigarlo a través de otras herramientas.

No he querido profundizar en el tema, solo pretendo llamar tu atención y que veas que hay formas para que dejes de apagar incendios y te concentres en trabajar en lo “importante”.

Por experiencia te puedo decir que sin un proceso estable en el que hayamos eliminado las causas especiales no podremos mejorar nada, absolutamente nada.

Una última pregunta, ¿por qué nos concentramos en el 10% de las causas e ignoramos el 90%?, ¿Te imaginas cuanto margen de mejora desperdiciamos?.

Pero como siempre te digo, esto es sólo mi opinión.

¿Qué opinas? Deja tu comentario, entre todos seguro que llegamos a conclusiones interesantes.

Gracias por leerme.

Un saludo.

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“¿Te pasas el día apagando incendios? Hay una explicación y una solución” ha sido escrito por Pedro Muro parawww.arpcalidad.com bajo licencia de Creative Commons Reconocimiento-No comercial 3.0 España License.