arpcalidad

Existe una leyenda urbana que dice mas o menos,

“eso de la calidad esta muy bien, pero genera tal cantidad de documentación que casi es mejor no hacerlo”.

Es un comentario que he “sufrido” en bastantes ocasiones, y mi respuesta siempre ha sido la misma, “FALSO, el sistema documental es tan grande porque tú quieres que sea grande”.

Del mismo modo que optimizamos procesos, recursos, etc. hemos de optimizar la documentación que generamos, evaluar cual es útil, cual aporta valor y eliminar el resto.

Precisamente ayer leí una frase que encaja a la perfección en este artículo:

“tanta documentación como sea necesaria pero tan poca como sea posible”

El problema viene derivado de la norma ISO 9001:1994, basada en el “aseguramiento de la calidad”, en la que era fundamental demostrar lo que estábamos haciendo. Esta norma sí generaba una gran cantidad de documentación, y ese era precisamente su mayor inconveniente.

Pero con la publicación de las versiones del 2000 y sobre todo 2008, se pasa del “aseguramiento de la calidad” a la “gestión de la calidad”, donde lo importante es HACER y no demostrar lo que se hace.

¿Cuantas empresas que dicen que la calidad lleva asociada una gran cantidad de documentación no han evolucionado de la norma del 94 a la del 08?

Estoy seguro que han modificado el enfoque, los procesos, etc, pero posiblemente mantengan el mismo sistema documental de entonces, preocupados por demostrar lo que hacen.

Creo que la mejor forma de demostrar lo que se hace no es plasmarlo en un papel, es HACERLO. Inevitablemente siempre va a existir documentación, pero esta ha de ser del campo del “hacer”, no del “demostrar”. Si tengo un documento, este tiene sentido si es una herramienta para mejorar, no para demostrar que he hecho algo.

Os pongo un ejemplo, yo no guardo absolutamente ninguna documentación obsoleta.

Actualmente existen herramientas informáticas que nos permitirán optimizar el campo de la gestión documental. Podemos optar por dos vías, un software creado por terceros o crear nuestro propio sistema. Personalmente el camino me llevó del papel al software creado por mi y finalmente a software de terceros.

Evidentemente descartamos el papel, con lo que nos quedan dos opciones, creamos nuestro propio sistema o compramos uno.

Ambos sistemas tienen ventajas e inconvenientes, vamos a exponerlas y después os daré mi opinión.

Sistema propio o creado por nosotros

Ventajas

• Bajo coste

Inconvenientes

• Es independiente del resto del sistema de gestión
• Se necesitan conocimientos avanzados de informática.
• El periodo de implantación puede llegar a ser largo.
• Se necesitan más recursos.

Sistema de terceros

Ventajas

• No se necesitan conocimientos informáticos.
• El periodo de implantación es muy corto.
• Puede estar asociado a otros sistemas de gestión de la empresa.
• Se necesitan menos recursos.

Inconvenientes

• El coste puede llegar a ser elevado

Una vez vistas las ventajas e inconvenientes, a mi modo de entender, la mejor solución es un sistema de terceros implementado con el resto del sistema de gestión, de forma que dispongamos en una misma plataforma y de forma integrada, el sistema de gestión, de contabilidad, un RP, un CRM, el sistema de gestión de calidad, etc.

De esta forma obtendremos los mejores resultados posibles con los mínimos recursos, es decir, estaremos más cerca de la eficiencia.

Existen diferentes empresas que nos pueden ofrecer estos sistemas. De hecho, en el próximo boletín del mes de junio dedicaremos un especial a una de ellas, Idasa Aranda S.L., con un software integrado realmente interesante; no os lo perdáis.

Hay casos en los que una inversión en un sistema integrado puede no resultar factible fundamentalmente por dos motivos, bien porque la inversión no es posible, bien por tratarse de una pequeña empresa en la que no es necesario un sistema tan completo.

En estos casos os comento como lo implementé yo en su momento:

Herramientas necesarias

• Editor de textos
• Hoja de cálculo
• Base de datos
• Lanzador de aplicaciones (en mi caso Auto media Play Studio)
• Un escáner
• Muchas horas e imaginación

Implementación

• Manual de Calidad, procedimientos, instrucciones de trabajo, etc. hechos en Word y guardados como pdf con firma digital.
• Todos los registros con los que se han de hacer cálculos, gráficos, cuadros de mando, etc. en Excel.
• Acciones correctivas, preventiva, de mejora, reclamaciones de clientes, incidencias internas, control de la documentación, etc. en Access enlazado con Excel.
• Todo implementado en el lanzador de aplicaciones, colgado en el servidor y accesible desde cualquier ordenador de la empresa.
• Si se ha de adjuntar algún documento, se escanea.
• Las confirmaciones o autorizaciones, por e-mail, impresas en pdf y adjuntadas donde corresponda.

Lo he explicado brevemente, ya que para cada caso se debería hacer un estudio personalizado.

Lo que si os aseguro es que tanto con un sistema como con otro no trabajo con ningún papel físico ni con documentación obsoleta.

¿Qué opinas? Deja tu comentario, entre todos seguro que llegamos a conclusiones interesantes.

Gracias por leerme.

Un saludo.

“Calidad sin papeles” ha sido escrito por Pedro Muro para www.arpcalidad.com bajo licencia de Creative Commons Reconocimiento-No comercial 3.0 España License.