Como identificar las necesidades de formación

28 julio, 2010 por Pedro Muro

En el anterior artículo “Formación de Alto Impacto. Introducción”, vimos una aproximación a este método.

Hoy vamos a abordar en detalle el primero de los 6 pasos, “Como identificar las necesidades de formación”.

Antes de comenzar quiero insistir en la orientación hacia la persona, y no hacia el puesto de trabajo, es decir, evaluar las necesidades de la persona concreta, de todo lo que vale y de todo lo que nos puede aportar, no de un puesto de trabajo idealizado. No me extiendo más en este tema ya que lo trataré en un artículo en detalle.

También quiero comentar antes de comenzar, el por qué de todo esto: lograr los objetivos de la empresa. Por lo tanto, hemos de tenerlos siempre presentes durante todo el camino de capacitación de las personas. No tiene sentido invertir recursos en este campo si no nos van a ayudar a alcanzar los objetivos de la organización.

Entramos en materia:

Pasaremos por 5 etapas:

Evaluación de la situación inicial: definición precisa del problema u objetivo.
- En qué situación nos encontramos ahora. Fotografía de la realidad actual.
- Qué nos hace pensar que necesitamos un proceso de formación. Cuales son los indicadores, resultados, etc. que nos lleva a tomar esta solución.
- Qué aspectos de la empresa provocan esta necesidad. Hay un cambio de objetivos, no se han cumplido los previstos, etc…
Qué futuro deseamos: Detallar como será el futuro cuando el proceso de formación de sus frutos.
- Dónde queremos llegar. Definir el futuro deseado y qué necesitamos para alcanzarlo.
- Qué cambios se producirían cuando el proyecto de los resultados deseados.
- Qué beneficios obtendremos.
- Cómo se beneficiarán otras personas y otros procesos. Qué valor les vamos a aportar.
- Cómo se beneficiaran nuestros clientes, tanto internos como externos.
Recogida de información. Obtener los datos necesarios para saber que hacer para llegar al futuro deseado.
- Qué queremos saber.
  - Necesidades y percepciones.
  - Los inconvenientes con los que nos podemos encontrar.
  - Las habilidades y aptitudes actuales.
  - Las habilidades y aptitudes que necesitamos.
  - Qué hacer y como.
- A quién preguntaremos:
  - Quién conoce mejor la situación
  - Quién quiere colaborar.
  - Quién puede aportar un punto de vista diferente.
  - Quién será objetivo, quién será crítico.
- Cómo preguntar. Elegir el método o combinación de estos que nos permitan obtener la información que perseguimos. Algunos ejemplos:
  - Entrevistas personales.
  - Reuniones de trabaja con grupos de similares intereses.
  - Encuestas.
  - Análisis de documentos.
  - Observación.
Clasificación y comunicación de la información. Convertir toda la información en estado bruto a información útil.
- Clasificar la información por categorías, temas, etc.
- Eliminar lo innecesario y que no aporta valor.
- Priorizar cas categorías, temas, etc, de acuerdo a los objetivos perseguidos.
- Presentar los resultados a las personas implicadas, pero muy importante, con las recomendaciones necesarias para lograr el resultado deseado.
Plan de acción.
- Bien, ya conocemos el problema y objetivo, sabemos lo que queremos y cual es el camino a seguir. Y ahora ¿qué?
- Pues crear el plan de acción en el que fundamentalmente definiremos:
  - Acciones a realizar.
  - Responsables.
  - Calendario.