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Veíamos el el artículo sobre los “indicadores” como estos nos presentaban la situación actual de un objetivo, proceso, etc. y nos daban “pistas” sobre su evolución en el futuro.

Pues bien, estos datos hemos de representarlos de alguna forma para poder tener una visión del conjunto. Esta herramienta es el “Cuadro de Mando”.

Resumiendo, una vez establecido por ejemplo un objetivo, detallamos que indicadores son necesarios y definiremos el Cuadro de Mando para su gestión.

Podemos definir entonces el Cuadro de Mando como:

“Una síntesis de las mediciones más relevantes para la gestión de un proceso, proyecto, objetivo, …”

¿Qué queremos obtener del Cuadro de Mando?

• Determinar lo que es importante para la empresa. Proporcionar una visión integral.
• Ver la relación existente entre el funcionamiento interno y la satisfacción del cliente.
• Ver la relación existente entre el funcionamiento interno y los objetivos de la empresa.
• Ayuda en la toma de decisiones.
• Marcar líneas de actuación.
• Asegurar que el trabajo diario está bajo control.

¿Qué valor añadido aporta el Cuadro de Mando?

• Refuerza los principales valores de la empresa: Clientes y resultados.
• Ayuda a comunicar las estrategia y los objetivos.
• Permite determinar los factores clave para la consecución de los objetivos (factores clave de éxito FCE).
• Permite asignar recursos allí donde realmente se necesitan.
• Al asegurar que el trabajo diario está bajo control, permite al directivo enfocar su trabajo al diseño de estrategias de futuro.
• Al presentar la información de forma clara y sencilla de comprender, todo el personal puede ver las consecuencias de sus acciones, tanto en positivo como en negativo.Enfoque Causa-efecto.
• Interconexiona los diferentes procesos de la empresa.
• Es un excelente marco de referencia para:
  • Ver el desempeño actual –> corregir desviaciones y reforzar actuaciones positivas.
  • Planificar, ya que muestra tendencias.
  • Aprender, tanto de los errores como de los aciertos. Y muy importante, nos permite extrapolar actuaciones correctas a aplicar en el presente y en futuro en otros campos de la empresa.
• En definitiva, es una excelente herramienta de Gestión. Y recordemos que Gestión es igual a Mejora Continua.

¿Quién interviene en el Cuadro de Mando?

Recordemos que la principal función del personal de una empresa es hacer bien su trabajo, crear valor.

El Cuadro de Mando ha de ser gestionado por las personas necesarias. Ni más, derroche de recursos, ni menos, perdida de eficacia.

Genéricamente podemos decir que en la gestión del Cuadro de Mando intervienen:

• El Responsable del Cuadro de Mando; normalmente es el responsable del proceso.
• El Gestor del Cuadro de Mando; la persona encargada de actualizarlo.
• El Responsable de Revisarlo.

Importante: No es obligatorio, ni mucho menos, que sean personas diferentes. En función de las características  necesidades de la empresa, estaremos hablando de 1,2 o 3 personas.

Resistencias al proponer los Cuadros de Mando que tendremos que vencer

• No hay costumbre.
• Tradicionalmente sólo se han medido ventas y gastos y hasta ahora nos ha ido bien.
• No tenemos tiempo.
• Se piensa que se mide para castigar.
• Se piensa que se mide para controlar.
• No se comprende el propósito de medir para mejorar.

Todas estas y otras resistencias que seguro surgen y surgirán se pueden solucionar desde la comunicación y la formación del valor añadido que el Cuadro de Mando aporta a la organización.

Algunas consideraciones personales

Siempre que es posible trato de estructurar los artículos desde el punto de vista de la información y de la opinión. Hasta ahora hemos visto información sobre los Cuadros de Mando y a continuación os voy a mostrar algunas opiniones personales sobre los mismos.

• No existe un criterio único a la hora de representar el Cuadro de Mando. Cada empresa debe ajustarlos a sus necesidades y características. A modo de ejemplo, yo utilizo gráficos en Excel con líneas de tendencia. No soy partidario de los Cuadros de Mando en los que sólo se representan números. Personalmente no veo clara la información.
• Siempre que diseño un indicador intento ver si es útil para algún otro Cuadro de Mando. Busco utilizar el menor número de recursos posibles, pero sin sacrificar un ápice al eficacia. Antepongo la eficacia a la eficiencia.
• Intento que los Cuadros de Mando sean lo más sencillos posibles, mostrando únicamente la información que aporta valor.
• Sustituyo el “me gustaría medir” por el “necesito medir”. Esta es una lucha interna constante como seres humanos que somos, cambiar el “quiero” por el “debo”.
• A parte de los datos de los indicadores en el Cuadro de Mando muestro las acciones preventivas, correctoras y de mejora que están en curso relacionadas con el objetivo. Y toda aquella información importante para la consecución del objetivo.

Como he comentado son consideraciones personales. Sería un placer encontrar opiniones diferentes o nuevas aportaciones para entre todos avanzar.

¿Qué opinas? Deja tu comentario, entre todos seguro que llegamos a conclusiones interesantes.

Gracias por leerme.

Un saludo.

“El Cuadro de Mando” ha sido escrito por Pedro Muro para www.arpcalidad.com bajo licencia de Creative Commons Reconocimiento-No comercial 3.0 España License.