Comenzamos esta serie de artículos con una visión general de la Formación de Alto Impacto, posteriormente identificábamos las Necesidades de Formación y continuábamos Diseñando el Enfoque.

Nos encontramos ahora en el momento en el que finalizamos la formación, pero no el proceso.

Llegó el momento de demostrar el valor añadido, tanto por quien lo ha diseñado e implantado como quien ha recibido la formación.

En muchas ocasiones las empresas omiten este paso, una vez concluida la formación terminan el proceso, pero tenemos que asegurarnos que este ha alcanzado los objetivos, y la única forma que existe es medir.

Si no medimos los resultados podemos encontrarnos con una importante cantidad de recursos desperdiciados y un importante objetivo estratégico de la organización sin lograr. Resultado: Personas no capacitadas para realizar su trabajo, que no olvidemos es lo que perseguimos.

Vamos a dividir la medición en 4 pasos:

1- Respuesta al programa por parte de los participantes

• Les pareció a los participantes apropiado, interesante, fácil, UTIL…
• El formador tenía la suficiente preparación, supo transmitir, motivó el aprendizaje…
• Se consiguió un aprendizaje real

Es decir, buscamos información que nos indique si a opinión de los participantes el programa ha sido el adecuado y han adquirido los conocimientos planificados.

Y además es necesario una respuesta positiva en ambos aspectos, de nada sirve participantes muy contentos con el programa pero que no han adquirido conocimientos.

2.- Aplicación en el puesto de trabajo

• Aplican los participantes lo aprendido en su trabajo.

Para que todo proceso de formación sea satisfactorio, debe tener una aplicación práctica. Sin esa aplicación práctica no se aporta valor.

Es muy importante no sólo medir como ha aplicado el participante la formación recibida, sino también como ha contribuido a mejorar al resto de sus colaboradores.

3.- Resultados en el funcionamiento la de empresa

Los resultados que la formación tiene en la empresa se suelen dividir en 2 categorías:

• Resultados tangibles:
  • Son más fáciles de analizar al ser concretos, objetivos y de fácil comprobación.
  • Habitualmente nos referimos a :
    • Tiempo
    • Resultado
    • Calidad
    • Coste
• Resultados intangibles:
  • Pueden llegar a ser más difíciles de analizar ya que están basados en las conductas y actitudes de las personas, pero se pueden medir.
  • Nos referimos fundamentalmente a:
    • Prácticas laborales
    • Capacidad de gestión
    • Iniciativa
    • Ambiente laboral

Es importante que a la hora de hacer estas mediciones utilicemos datos de múltiples fuentes, medir los aspectos realmente importantes y establecer nexos entre la formación recibida y los resultados, por ejemplo, ¿qué porcentaje ha aportado la formación al logro de los objetivos de la empresa?

4. Impacto en la organización

• Que vinculo existe entre la formación y la dirección estratégica y cómo la apoya
• Que necesidad de la empresa pretende satisfacer la formación
• Como apoya la dirección de la empresa la formación
• Hemos identificado los resultados deseados

Como verás, hemos de establecer desde el principio qué vamos a medir, cuándo, durante cuanto tiempo, qué cálculos utilizaremos.

Es muy importante también trabajar en línea con otros procesos, tales como el financiero, el sistema de información, control de gestión, etc. Comunicar los resultados, analizar lo que salió bien y mal y porqué, ya que será información de gran valor para futuros procesos, y no sólo de formación.

Creo que es fundamental implicar a toda la organización en el proceso de formación, olvidémonos que eso es cosa de los de RRHH, las “cosas” de la empresa son “cosas” de todos y todos hemos de contribuir al éxito.

Resumiendo este paso, hemos de medir el proceso, pero también la puesta en práctica del mismo y el impacto en la organización. Perdonad que insista en este punto, pero he visto en bastantes ocasiones medir exclusivamente el proceso de recibir la formación y pararse ahí.

Y un apunte personal para concluir, hablamos habitualmente de “formación”, me gusta más el término “capacitación”. Creo que le da un enfoque más práctico al proceso.

En el próximo artículo finalizaremos la serie viendo como como podemos hacer que estos resultados que hemos logrado perduren en el tiempo.

¿Qué opinas? Deja tu comentario, entre todos seguro que llegamos a conclusiones interesantes.

Gracias por leerme.

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“Como medir el impacto de la formación” ha sido escrito por Pedro Muro para www.arpcalidad.com bajo licencia de Creative Commons Reconocimiento-No comercial 3.0 España License.

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Abordamos hoy el tercer artículo de la serie “Formación de Alto Impacto”.

Recordemos que en el primer artículo “Introducción” vimos una aproximación general al método, para posteriormente “Identificar las necesidades de formación”. Es decir, ya hemos detectado que tenemos una necesidad, que aspectos necesitamos mejorar y que esta mejora apartará resultados beneficiosos tanto para las personas como para loa organización.

Pues bien, el vehículo que vamos a utilizar es la formación, y en este punto vamos a determinar como llegar del punto A al B, es decir, que objetivos de formación queremos y cual es el mejor enfoque para conseguirlos.

Dividiremos capitulo en 3 pasos fundamentales:

1.- Elaborar los objetivos de la formación.

En el paso anterior realizamos unas mediciones y detectamos un desfase. En este momento hemos de fijar los resultados que queremos conseguir, es decir, los objetivos reales que hemos de alcanzar.

Es muy importante que estos objetivos de la formación estén fuertemente relacionados con los objetivos organizativos. Hemos de concentrarnos en lo que es importante para la organización.

Recordar las características de cualquier objetivo: SMART

Por último indicar que a la hora de fijar los objetivos, se deben tener en cuenta los tres tipos básicos de formación: Conocimientos, Habilidades, Actitud.

2.- Conocer a los participantes

 A la hora de diseñar el enfoque de la formación tan importante como los objetivos de esta es conocer a los participantes, de este punto dependerá en gran mediad el éxito del proyecto.

Preguntas como:

• Dominan el manejo de ordenadores.
• Nivel de estudios.
• Habrá muchas interrupciones.
• Cual es el mejor horario en función de su trabajo.
• Pueden avanzar todos al mismo ritmo.
• Prefieren actividades prácticas o teóricas.
• Prefieren la formación concentrada en poca jornadas o más espaciada en el tiempo.
• Etc.

Por supuesto estas preguntas no tienes que contestarlas tu sólo, involucra a los participantes en el diseño que mejor se adapte, pregúntales por sus experiencias anteriores, etc.

En función de las respuestas podremos decidir si realizamos una formación en grupo, individual, autoformación, formación sobre el terreno, etc…

3.- Diseño del enfoque

Una vez tenemos todos los datos, nos preguntaremos ¿cuál es el método más eficaz para conseguir aportar valor a los participantes, para ayudarles a conseguir el objetivo?

• Formación en aula
• Formación individual con monitor
• Formación basada en el uso del ordenador
• Formación en grupos pequeños
• Etc…

Una buena idea es preguntarnos para cada caso lo siguiente:

• Tiempo suficiente para su aplicación
• Recursos adecuados
• Personal adecuado para el método
• Entorno y equipamiento adecuado
• Facilidades de actualización
• Oportunidades de integración con otros programas
• Funcionará dentro de la política de la empresa
• Asegurará los objetivos perseguidos
• Etc.

Llegados a este punto ya tenemos definidas las necesidades, los objetivos y el método, los dos siguientes pasos son:

• Elaborar las herramientas de aprendizaje
• Aplicar las técnicas de formación

Sin embargo son dos puntos que no voy a desarrollar por varios motivos:

• Creo que no es función de la empresa impartir la formación, sino detectar lo que necesita y proporcionar los recursos.
• La formación ha de impartirla los mejores expertos en la materia, y creo que la subcontratación es la mejor opción.
• Destinar recursos a impartir la formación nos llevará a “quitarlos” de procesos fundamentales de la empresa, a desviarnos de los objetivos estratégicos de la organización.
• No obstante al finalizar la serie de artículos pondré toda la bibliografía por si queréis entrar en detalle.

Si os dais cuenta, en estos dos puntos, y en general, estamos aplicando el concepto “distribuir recursos adecuadamente”.

El el próximo artículo de la serie hablaremos sobre como “Medir y y evaluar los resultados”.

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“Diseño del enfoque de la formación” ha sido escrito por Pedro Muro para www.arpcalidad.com bajo licencia de Creative Commons Reconocimiento-No comercial 3.0 España License.

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En el anterior artículo “Formación de Alto Impacto. Introducción”, vimos una aproximación a este método.

Hoy vamos a abordar en detalle el primero de los 6 pasos, “Como identificar las necesidades de formación”.

Antes de comenzar quiero insistir en la orientación hacia la persona, y no hacia el puesto de trabajo, es decir, evaluar las necesidades de la persona concreta, de todo lo que vale y de todo lo que nos puede aportar, no de un puesto de trabajo idealizado. No me extiendo más en este tema ya que lo trataré en un artículo en detalle.

También quiero comentar antes de comenzar, el por qué de todo esto: lograr los objetivos de la empresa. Por lo tanto, hemos de tenerlos siempre presentes durante todo el camino de capacitación de las personas. No tiene sentido invertir recursos en este campo si no nos van a ayudar a alcanzar los objetivos de la organización.

Entramos en materia:

Pasaremos por 5 etapas:

1. Evaluación de la situación inicial: definición precisa del problema u objetivo.
   • En qué situación nos encontramos ahora. Fotografía de la realidad actual.
   • Qué nos hace pensar que necesitamos un proceso de formación. Cuales son los indicadores, resultados, etc. que nos lleva a tomar esta solución.
   • Qué aspectos de la empresa provocan esta necesidad. Hay un cambio de objetivos, no se han cumplido los previstos, etc…
2. Qué futuro deseamos: Detallar como será el futuro cuando el proceso de formación de sus frutos.
   • Dónde queremos llegar. Definir el futuro deseado y qué necesitamos para alcanzarlo.
   • Qué cambios se producirían cuando el proyecto de los resultados deseados.
   • Qué beneficios obtendremos.
   • Cómo se beneficiarán otras personas y otros procesos. Qué valor les vamos a aportar.
   • Cómo se beneficiaran nuestros clientes, tanto internos como externos.
3. Recogida de información. Obtener los datos necesarios para saber que hacer para llegar al futuro deseado.
   • Qué queremos saber.
     • Necesidades y percepciones.
     • Los inconvenientes con los que nos podemos encontrar.
     • Las habilidades y aptitudes actuales.
     • Las habilidades y aptitudes que necesitamos.
     • Qué hacer y como.
   • A quién preguntaremos:
     • Quién conoce mejor la situación
     • Quién quiere colaborar.
     • Quién puede aportar un punto de vista diferente.
     • Quién será objetivo, quién será crítico.
   • Cómo preguntar. Elegir el método o combinación de estos que nos permitan obtener la información que perseguimos. Algunos ejemplos:
     • Entrevistas personales.
     • Reuniones de trabaja con grupos de similares intereses.
     • Encuestas.
     • Análisis de documentos.
     • Observación.
4. Clasificación y comunicación de la información. Convertir toda la información en estado bruto  a información útil.
   • Clasificar la información por categorías, temas, etc.
   • Eliminar lo innecesario y que no aporta valor.
   • Priorizar cas categorías, temas, etc, de acuerdo a los objetivos perseguidos.
   • Presentar los resultados a las personas implicadas, pero muy importante, con las recomendaciones necesarias para lograr el resultado deseado.
5. Plan de acción.
   • Bien, ya conocemos el problema y objetivo, sabemos lo que queremos y cual es el camino a seguir. Y ahora ¿qué?
   • Pues crear el plan de acción en el que fundamentalmente definiremos:
     • Acciones a realizar.
     • Responsables.
     • Calendario.

Hasta aquí este primer paso.

Si lo trasladamos al círculo PDCA, estamos situados en el apartado Planificación.

En el próximo articulo abordaremos el segundo paso de este método de Formación de Alto Impacto: “Cómo diseñar el enfoque de la formación”.

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“Como identificar las necesidades de formación” ha sido escrito por Pedro Muro para www.arpcalidad.com bajo licencia de Creative Commons Reconocimiento-No comercial 3.0 España License.

Foto de cetysprof

Hace poco me contaron una historia:

“Una empresa contrató a un gestor de compras. Al cabo de un tiempo, evaluaron su trabajo, y los resultados no fueron los esperados. Como la empresa confiaba en que habían elegido a la persona correcta, le enviaron a hacer un Máster en Gestión de Compras.

Al cabo de un tiempo volvieron a evaluar su trabajo y los resultados siguieron sin ser los deseados. Contrataron a una empresa para detectar qué estaba fallando. Tras presentar el informe, el resultado fue que el gestor de compras tenia la formación especifica necesaria. El problema residía en que no sabia trabajar con una hoja de cálculo. Conclusión, la formación que necesitaba era en el manejo de hojas de cálculo”.

¿Cuantos recursos (tiempo, dinero, productividad…) desperdiciados por no evaluar realmente qué se necesitaba?.

“Como trabajas en el proceso de compras, la formación que necesitas es de compras, ¿por qué?.”

Creo firmemente que el mayor “valor “ que posee una empresa son las personas que la forman.

Pero identificando el termino “persona” con “trabajador productivo”, y para mi un trabajador productivo no es el que mejor currículum presenta, ni el más simpático, ni el que menos problemas plantea, ni el que mas horas hace, etc.

Para mi un trabajador productivo es aquel que es eficaz y eficiente en el desempeño de sus funciones; y para ello creo que la situación perfecta es una mezcla equilibrada de experiencia y conocimientos.

La experiencia se consigue con el tiempo y la predisposición de la persona a aprender de sus experiencias, de sus errores y de sus aciertos, y ahí nadie, a parte de él mismo, le puede ayudar.

Sin embargo en cuanto al conocimiento, la empresa, en sintonía con el trabajador puede hacer mucho. Y mucho en beneficio de ambos, el trabajador, la persona, desarrollará su función de forma excelente, será feliz, estará motivado, aportará soluciones, etc.; y la empresa recogerá todo eso en forma de resultados, de consecución de sus objetivos.

Y la forma de potenciar este conocimiento es a través de la formación.

Pero la formación en función de las necesidades reales de la persona, no del puesto de trabajo en concreto.

A tal efecto quiero presentaros un sistema de gestión de la formación: “Formación de Alto Impacto”.

Para desarrollar este método voy a escribir una serie de artículos, en concreto siete.

¿Por qué siete?

El primero, este, de introducción, y los otros seis porque el método cuenta con 6 pasos.

Por lo tanto, voy a presentaros a nivel esquemático el método, para en los próximos artículos detenernos en cada uno de los puntos:

1. Identificar las necesidades de formación.
   • Actividad: Recoger y analizar la información adecuada.
   • Resultado: Descripción de la formación específica que se necesita para mejorar el rendimiento en el trabajo.
   • Pasos:
     1. Evaluación de la situación actual.
     2. Crear una visión de futuro deseado.
     3. Recoger información.
     4. Clasificar la información.
     5. Poner los resultados en común.
     6. Decidir el paso siguiente.
2. Diseñar el enfoque de la formación.
   • Actividad: Delimitar el aprendizaje necesario para mejorar el rendimiento en el trabajo. Elegir el enfoque adecuado de la formación.
   • Resultado: Objetivos detallados para el programa de formación. Plan del programa de formación.
   • Pasos:
     1. Establecer los objetivos del rendimiento.
     2. Establecer los objetivos de la formación.
     3. Conocer a los participantes.
     4. Diseñar el programa de formación.
3. Elaborar las herramientas de aprendizaje.
   • Actividad: Crear los materiales de formación concretos. Fuentes internas o fuentes externas.
   • Resultado: Material de apoyo en el puesto de trabajo.
   • Pasos:
     1. Selección de las herramientas.
     2. Características de las herramientas.
     3. Creación de las herramientas.
4. Aplicar las técnicas de formación.
   • Actividad: Impartir la formación la formación planificada.
   • Resultados: Formación presencial. Métodos de formación.
   • Pasos:
     1. Como emplear con éxito las habilidades de impartición.
     2. Como emplear los materiales de apoyo de forma efectiva.
     3. Como medir al entrenador.
5. Medir y evaluar los resultados.
   • Actividad: Evaluar si la formación ha propiciado una mejora real en el rendimiento. Comunicar los resultados y realizar una nueva planificación si es necesario.
   • Resultados: Informe de evaluación. Rediseño de la formación con un nuevo planteamiento si fuese necesario.
   • Pasos:
     1. Evaluación de respuesta al programa.
     2. Evaluación de la aplicación en el trabajo.
     3. Análisis de los resultados operativos.
     4. Seguimiento del impacto de la formación.
6. Seguimiento y consolidación.
   • Actividad: Garantizar que el impacto de la formación no disminuye.
   • Resultados: Sugerencias e ideas constantes que respalden la formación. MEJORA CONTINUA.
   • Pasos:
     1. Preparación del seguimiento y la consolidación.
     2. Después de la formación. Responsabilidades.
     3. Situaciones especiales.

Anticipándome a los próximos artículos, sólo indicaros que creo que la formación debe impartirla (puntos 3 y 4) personal cualificado externo a la organización, por varios motivos.

Por una parte, el objetivo de la empresa (salvo alguna excepción) no es impartir formación y por otra parte, personal cualificado externo propiciará un resultado más efectivo. En definitiva, asignar los recursos necesarios allí donde sean necesarios.

Y para concluir, un comentario que los que me leéis habitualmente ya conoceréis: todo comienza con un planteamiento de los objetivos de la empresa.

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Gracias por leerme.

Un saludo.

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“Formación de alto impacto. Introducción.” ha sido escrito por Pedro Muro para www.arpcalidad.com bajo licencia de Creative Commons Reconocimiento-No comercial 3.0 España License.