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P (Plan) D (Do) C (Check) A (Act)

El ciclo PDCA o ciclo de Deming, en español PHVA (Planificar / Hacer / Verificar / Actuar), es un modelo de gestión aplicable a todos los campos no sólo de la empresa, sino de cualquier situación en general.

Hemos comentado en otros artículos que gestión es igual a mejora, por lo tanto el ciclo PDCA es un modelo de gestión de mejora.

En el campo de la gestión empresarial aplicamos el ciclo PDCA en dos vertientes, por una parte para la gestión de objetivos, o lo que es lo mismo, para la gestión de los procesos (recordemos que todo proceso tiene un objetivo que cumplir; un proceso sin objetivo no tiene sentido); y por otra parte para la resolución de problemas.

En ambos casos la metodología para aplicar el ciclo PDCA es idéntica.

El ciclo PDCA se compone de 4 pasos:

PLANIFICAR

Si bien los cuatro pasos son igual de importante, el éxito de todos ellos va a depender en gran de la planificación previa que realicemos. Creo que es fundamental dedicarle todo el tiempo necesario a planificar, pero sin caer en el error de “sólo planificar”. No hay que perder nunca de vista que la meta es logra el objetivo y eso sólo se consigue “haciendo” y “finalizando”.

Podemos decir que en el el paso “planificar” se relaciona la eficacia.

Buenos, ¿y qué es lo que vamos a planificar?

En esencia los recursos y controles necesarios para lograr el objetivo, y algún otro aspecto que detallamos a continuación:

• Personas: No solo que personas físicas necesitamos para lograr el objetivo, sino también qué conocimientos necesitan, como vamos a comprobar que los tienen y en caso de no tenerlos como vamos formarles, quién se va a encargar. Conoce todo el personal que participa en el proceso la importancia de su trabajo para lograr el objetivo, remamos todos en el mismo barco hacia la misma dirección.
• Materiales: Qué materia prima necesitamos para lograr el objetivo, quién la va comprar, quién la va a suministrar, cuando la vamos a necesitar, qué vías alternativas tenemos en caso de que el suministrador principal falle.Qué otros suministros auxiliares podemos necesitar.
• Herramientas: Qué máquinas necesitamos, no solo a nivel de producción, sino también de software, API´S, etc. Qué ocurre si se produce en fallo, quién se encarga del mantenimiento y de las averías.
• Infraestructura: Dónde lo vamos a realizar, necesitamos una nave, una oficina, necesitamos un sistema de comunicaciones por carretera especial, hay que enviar el material en barco… Necesitamos una cantidad de luz necesaria en puesto de trabajo, hay que hacerlo al aire libre…
• Método: Cómo lo vamos ha realizar, cual es el procedimiento, que instrucciones técnicas necesito. Son necesarios planos de montaje, etc. Estamos sujetos a alguna reglamentación oficial. Cómo actuar ante un problema.
• Medición: Qué sistema de medición vamos a implementar para medir la evolución del objetivo, quién lo va a medir, quién lo va a revisar, con que periodicidad, como se van a comunicar los resultados. Cómo vamos a medir la satisfacción del cliente, tanto interno como externo.
• Otros procesos relacionados: Quién es nuestro proveedor interno/externo, le hemos trasmitido nuestras necesidades. Quién es nuestro cliente interno/externo, conocemos sus necesidades.

También es interesante, siempre que sea posible, considerar otros aspectos, como por ejemplo, tener controlados o por lo menos identificados que posibles riesgos tenemos, un “plan b”, etc.

Si nos damos cuenta lo que estamos haciendo es un “plan de acción”.

HACER

Llega el momento de hacer, pero no de hacer lo que creamos conveniente o lo que nos gustaría, es el momento de ejecutar lo que hemos planificado que vamos ha hacer.

Este paso lo relacionamos con la “eficiencia”, en función del desempeño de cada persona optimizaremos recursos.

Con una buena planificación es más probable “hacerlo bien a la primera”

COMPROBAR

En este paso y de forma periódica evaluamos los datos de control planificados y recogidos en la fase de “Hacer”, previamente trasladados al sistema o sistemas de control definidos previamente (Cuadro de Mando, Autocontrol, Auditoría Interna …) .

En este punto detectaremos las desviaciones hacia la consecución de los objetivos. Es el momento de poner soluciones, de corregir estas desviaciones, pero desde un punto de vista constructivo, trabajando en equipo, aportando, no buscando culpables.

Este punto está relacionado con las acciones correctivas

Pero también vamos a obtener información sobre posibles riesgos y tendencias, es el momento de actuar para que no ocurra lo que no queremos, es el momento de las acciones preventivas.

Y finalmente obtendremos otra información muy valiosa, sabremos cuales son nuestros puntos fuertes y que opina nuestros clientes.

Es el momento de registrar toda esta información para reforzar conductas y obtener inputs para la mejora que se detalla en el punto siguiente.

Y fundamental, hay que comunicar a todo el personal implicado los resultados tanto positivos como negativos. “No puedo mejorar si no se que estoy haciendo algo de forma incorrecta”.

ACTUAR

Llegados a este punto podemos decir que tenemos el proceso controlado.

Este es el punto de la mejora, el punto que más valor añadido aporta.

Es el momento de evaluar, de revisar, de optimizar, de aplicar lo aprendido.

Asociamos este paso con las acciones de mejora y la siguiente planificación.

¿Y ahora qué?

Una vez hemos dado la primera vuelta, volvemos a empezar el ciclo, es decir, volvemos a planificar, pero con un matiz, hemos adquirido experiencia, sabemos donde hemos fallado y como lo hemos corregido, conocemos nuestros puntos fuertes y la opinión del cliente, los recursos pueden haber cambiado, puede existir una nueva tecnología, etc.

¿Hasta cuando?

Siempre, continuamente, hacia la calidad total, hacia la excelencia.

Hasta aquí esta pequeña introducción al Ciclo PDCA; os animo a investigar sobre este tema, os aseguro que los beneficios para la gestión son realmente interesantes.

¿Qué opinas? Deja tu comentario, entre todos seguro que llegamos a conclusiones interesantes.

Gracias por leerme.

Un saludo.

“PDCA, un modelo de gestión” ha sido escrito por Pedro Muro para www.arpcalidad.com bajo licencia de Creative Commons Reconocimiento-No comercial 3.0 España License.