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Foto de Pedro Juan

Existen diversas herramientas, de probada eficacia y efectividad, para gestionar y mejorar procesos. Las he utilizado, las utilizo y las utilizaré habitualmente. (Próximamente publicaremos una serie de artículos dedicados a ellas).

Pero hoy quiero hablaros de otras herramientas que no pertenecen al campo de la gestión por procesos, pertenecen al ámbito de la productividad y gestión personal.

Hace aproximadamente un año que estudio sobre productividad personal siguiendo a los mejores expertos que hay sobre la materia (los podéis encontrar en el apartado de “Blogs que sigo”), todos ellos de recomendada lectura.

Las mejoras en mi productividad personal han sido considerables, y casi inconscientemente empecé a aplicarlas a nivel empresarial, a nivel de organización.

Veo estas técnicas como una actitud, como un complemento idóneo de las herramientas tradicionales de gestión de procesos.

Normalmente las herramientas de gestión por procesos, se utilizan, y así debe ser, en el nivel de base; como se suele decir, “al pié del cañón”. Aplicar las técnicas de productividad personal nos permiten tener una visión previa desde un punto de vista más elevado, evaluar la situación desde una posición diferente a la tradicional y poder implementar las herramientas tradicionales aumentando su eficacia y efectividad.

Vamos a ver algunos ejemplos tomando como referencia el libro “Gestiona mejor tu vida” de Berto Pena.

En el libro se nos proponen 35 pautas de conducta denominadas hábitos agrupadas en siete grandes áreas.

Analizaremos algunas de ellas, concretamente las que tienen mayor impacto. En primer lugar, mostraremos muy brevemente su aplicación en el ámbito de la productividad personal para a continuación explicar su aplicación en la gestión por procesos.

• PROACTIVIDAD – VISUALIZA EL ÉXITO

  • Ante un problema, un proyecto, una situación, visualizar el resultado como un éxito nos ayudará a conseguir el objetivo y actuará como un potente motivador.
  • Cuando nos proponemos diseñar un nuevo proceso, mejorarlo o afrontar una situación no deseada (no conformidad), antes de empezar a trabajar pensemos como queremos que sea el resultado final. Pero no a nivel de los objetivos, sino de visualizar como funcionará la empresa después de aplicar las mejoras.
• PROACTIVIDAD – TU ERES LA SOLUCIÓN
  • Cuando tenemos un problema lo único necesario es la convicción de que lo podemos resolver.
  • Ante una situación no deseada en la empresa, no nos alarmemos, no tomemos medidas precipitadamente. Conocemos las herramientas, conocemos las causas que originaron el problema ya que hemos establecidos puntos de control, tenemos la cualificación necesaria para afrontar el problema. En nuestra mano está encontrar la solución mas eficiente para resolver cualquier conflicto.
• PROACTIVIDAD – ¿QUE HARIA TU IDOLO?
  • ¿Qué haría esa persona a la que admiras ante una situación determinada? 
  • ¿Como afrontan otras empresas de nuestro entorno el problema?, ¿como gestionan un mismo proceso las empresas de la competencia?, ¿y de otro sector?
• PERSPECTIVA – GENERAL
  • ¿Lo que vamos ha hacer está en línea con nuestros objetivos personales?
  • ¿Lo que mueve las actuaciones de mi empresa está en línea con los objetivos estratégicos?. Ante cualquier actuación preguntémonos antes que impacto, esto que vamos ha hacer, va a tener en los objetivos de la empresa .
• PERSPECTIVA – BUSCAR EL CRECIMIENTO PERSONAL
  • Cada cosa que hacemos debe contribuir a ser cada día mejor persona, mejor trabajador.
  • Cada cosa que hacemos en nuestra empresa debe llevarnos a construir una empresa cada vez mejor, mas eficiente, mejor posicionada, mas diferenciada de la competencia. Hemos de aportar valor con cada cosa que hagamos.
• SIMPLICIDAD – MARCARSE PEQUEÑOS OBJETIVOS
  • Para conseguir grandes cambios hay que empezar por objetivos pequeños.
  • Hay que ser ambiciosos, pero de forma inteligente; no podemos proponer cambios drásticos en la empresa porque la pondríamos al borde del caos. Planteemos pequeños objetivos, pequeños cambios; cuando un cambio se convierta en un hábito de trabajo consolidado estaremos en disposición de afrontar el siguiente objetivo. En el periodo previsto habremos alcanzado la meta, pero de forma escalonada, consolidada y permanente.
• SIMPLICIDAD – SOLTAR LASTRE
  • Eliminar todas las actividades que no aporten valor.
  • Es quizás el hábito más vinculado directamente con la gestión por procesos. Lo que no aporta valor al cliente no tiene sentido, eliminémoslo, sin miedo, sin contemplaciones. Estaremos destinando recursos en actividades sin sentido, transformándolos realmente un un gasto y restándolos a otras actividades que nos llevarían hacia el éxito.

Como veréis son unas pequeñas pinceladas de lo que la productividad personal puede aportar, no solo a nivel individual de cada persona sino a la empresa vista como una unidad en la que cada uno aportamos lo mejor de nosotros mismos.

Profundizando en la idea de la empresa como una unidad, si la identificamos con un individuo, podemos aplicarle todas las técnicas de productividad personal, siendo estas un magnífico complemento de las herramientas tradicionales de gestión por procesos, es decir, aportando valor.

A todos los que este artículo os ha despertado por lo menos curiosidad, os invito a que leáis los blogs de los verdaderos entendidos en la materia y lleguéis a vuestras propias conclusiones, ya que todo lo expuesto en esté artículo son experiencia e ideas propias alejadas de los canales habituales de organización por procesos y gestión de calidad.

¿Qué opinas? Deja tu comentario, entre todos seguro que llegamos a conclusiones interesantes.

Gracias por leerme.

Un saludo.

“Productividad personal aplicada a la gestión por procesos” ha sido escrito por Pedro Muro para www.arpcalidad.com bajo licencia de Creative Commons Reconocimiento-No comercial 3.0 España License.